Как сделать гистограмму в презентации. Вставка диаграммы excel в презентацию и связывание ее с данными в excel. Форматирование элементов диаграммы

Рассматривается создание диаграмм в PowerPoint, форматирование и редактирование их, а также, варианты импорта диаграмм из табличного процессора MS Excel.

Презентация

Speaker Deck YouTube SlideShare

Навыки 77-429

Теория:

Создание диаграмм

Видеоверсия

Текстовая версия

Диаграммы – это визуальное представление цифровых данных. Они могут использоваться в различных ситуациях: наглядное изменение показателя в динамике, сравнение двух и более показателей, определение доли и т.д.

После того, как вы создадите диаграмму в PowerPoint, вы сможете изменять данные и эти изменения будут отображаться на самой диаграмме.

Вставка диаграммы через заполнители

Для диаграмм в PowerPoint предусмотрено два типа заполнителей: универсальный, который подходит для любого типа содержимого, и специальный заполнитель для диаграмм. Специальный заполнитель для диаграмм используется крайне редко, поскольку разницы между диаграммами, вставленными через универсальный или специальный заполнитель нет, а универсальный заполнитель дает пользователю некую свободу выбора контента. После клика по пиктограмме диаграммы можно выбрать тип диаграммы в диалоговом окне «Вставка диаграммы».

Создание диаграммы в PowerPoint через заполнитель

Импорт диаграмм из Excel

На самом деле диаграммы для PowerPoint, равно как и для Word, готовятся в Excel. Кликом по пиктограмме в заполнителе, мы запускаем Excel, где на листе отображаются данные для диаграммы, а результат демонстрируется уже на слайде.

Детальное описание элементов диаграммы, типов диаграмм, рассмотрено в шестом занятии курса Excel от новичка до профессионала. Занятие находится в открытом доступе и настоятельно рекомендуется к изучению, если планируете использовать диаграммы на слайдах PowerPoint.

Заранее подготовленную диаграмму в Excel можно вставить просто на слайд, а можно, выделив заполнитель, вставить ее (сочетание Ctrl +V ) прямо в заполнитель. В последнем случае, диаграмма будет изменяться с изменением макета слайда (макеты слайда рассматриваются в следующем, 6-м занятии данного курса).

Несмотря на то, что внешне между диаграммами, вставленными через заполнитель и скопированными из листа Excel, различий нет, с технической точки зрения есть одно различие. Если вы подготовили диаграмму в отдельной книге Excel, а потом ее вставили на слайд PowerPoint, то, при необходимости в будущем вносить правки в данные, следует сохранить книгу и, естественно, если такая презентация перемещается, книгу Excel с данными для диаграммы нужно будет перемещать вместе с файлом презентации. Если, после вставки диаграммы, удалить книгу Excel, то диаграмма останется, можно будет изменить ее внешний вид, например, поменять тип, цвет и т.д., однако изменить сами данные диаграммы будет невозможно.
Если данные для диаграммы изначально вносились через файл PowerPoint, то файл Excel будет внедряться в саму презентацию, соответственно, изменить данные для диаграммы можно будет всегда.

Изменение размеров и перемещение диаграммы

Диаграмма на слайде PowerPoint по сути представляет собой обычный объект, как текстовый блок, фигура или картинка, соответственно, изменение размеров производится точно также. Можно изменить высоту или ширину, а также, потянув с зажатой левой клавишей мышки, за один из углов, изменить оба параметра одновременно.

Если изменять одновременно и высоту, и ширину диаграммы и зажать клавишу Shift , то изменение размеров диаграммы будет происходить с сохранением первоначальной пропорции.

Работа с диаграммами в PowerPoint

Видеоверсия

Текстовая версия

В пакете Microsoft Office некоторые инструменты, входящие в состав пакета, очень похожи. Работа с фигурами, рисунками, или значками различается только особенностями представления информации в Excel, Word и PowerPoint. Например, в фигурах PowerPoint есть дополнительные элементы перехода по слайдам, а в Word есть настройка размещения рисунка в тексте, либо без привязки к тексту.

Что касается работы с диаграммами, то инструментарий офисных программ не просто похож, он абсолютно идентичен, ведь диаграммы для PowerPoint готовятся в Excel, об этом мы уже упоминали в первом вопросе данного занятия.

Вкладка «Конструктор» в PowerPoint и Excel

Если мы работаем в Excel, то диаграммы обновляются автоматически с изменение данных, если же диаграмма была импортирована в PowerPoint из Excel, то при изменении данных в Excel, чтобы отобразился результат на диаграмме в PowerPoint необходимо принудительно выполнить обновление.

Команда «Изменить данные» просто запустит процесс редактирования данных на листе Excel, либо в маленьком окошке, либо открыв полноценное окно приложения Excel. К слову, вкладки «Формат» в Excel и PowerPoint абсолютно одинаковы.

Поскольку полноценная работа с диаграммами рассмотрена в шестом занятии курса Excel, то вопросы форматирования диаграмм данного курса взяты оттуда.

Наряду с умением построения диаграмм, важен и правильный выбор того или иного типа диаграммы, что . Выбор правильного типа диаграммы выходит за рамки курса PowerPoint, поэтому здесь рассмотрен не будет.

Основы работы с диаграммами

Видеоверсия

Текстовая версия

Быстрое форматирование диаграмм

Видеоверсия

Текстовая версия

Форматирование диаграмм в ручном режиме

Видеоверсия

Текстовая версия

Флэшкарты

Так называемые карты памяти, смотрите на карту и пытаетесь ответить, по клику на карту отобразится правильный ответ. Карты памяти хороши для запоминания ключевых позиций занятия. Все занятия данного курса снабжены картами памяти.

Создание диаграмм доступно в любом офисном пакете и относится к каждой программе, входящей в них. С их помощью можно во много раз увеличить информативность любого документа. Особенно важна такая возможность для презентаций, поэтому многие пользователи задаются вопросом, как создать диаграмму в PowerPoint 2010? Однако забегая вперед, скажем, что руководство, которое будет изложено ниже, является общим для всех версий этой программы.

Как создавать диаграммы в PowerPoint?

Удобство диаграмм в PowerPoint нельзя переоценить. Они вставляются в презентацию отдельным медиафайлом, это, в свою очередь, подразумевает, что в них можно в реальном времени вносить изменения и всевозможно редактировать отдельные элементы. Но как настраивать диаграммы, мы разберемся чуть позже, сейчас будут предложены способы, как диаграммы создавать в PowerPoint.

Способ № 1: вставка в область текста

Если вы создаете презентацию с нуля, то вам проще всего будет воспользоваться именно этим способом, который подразумевает вставку диаграммы в область текста. Но зато с помощью этого способа удастся быстрее всего вставить нужный элемент в документ.

Запустите редактор презентаций.

Создайте новый документ или новый слайд в уже существующем.

В новом листе есть две области: для вставки заголовка и текста. Во второй области предложены варианты вставки элементов, среди которых есть и диаграмма. Нажмите по значку диаграммы в текстовом поле слайда.

Появится новое окно. Выберите вид диаграммы. Делается это на боковой панели, расположенной слева. Если вы думали, как создать круговую диаграмму в PowerPoint, то для этого именно на данном этапе необходимо выбрать оную.

Выберите стиль отображения. Делается это на верхней панели окна. Вы можете выбрать как линейное отображение, так и объемное. К слову, ознакомиться с примерами будущей диаграммы вы можете в центре окна.

Нажмите кнопку «Ok».

Как только вы выполните все вышеописанные действия, в слайд будет вставлена диаграмма. Однако стоит учитывать, что она занимает отдельную область, и в некоторых случаях расположить другие элементы на слайде становится проблематично.

Способ № 2: стандартное создание

Есть второй способ, как создавать диаграммы в PowerPoint. В целом он практически ничем не отличается от предыдущего, лишь вызов окна с параметрами осуществляется по-другому. Рассмотрим это более подробно:

Создайте новую презентацию или откройте уже созданную.

Перейдите на слайд, в который хотите вставить диаграмму.

На панели инструментов этой категории нажмите по кнопке «Диаграмма», которая расположена в группе «Изображения».

Появится уже знакомое окно с параметрами вставки диаграммы.

Все дальнейшие действия не отличаются от тех, что были описаны в предыдущем способе начиная с четвертого пункта. Вам необходимо определить тип диаграммы, выбрать ее стиль и нажать кнопку «Ok».

Способ 3: вставка из Excel

Если ранее вы создавали диаграмму в Excel, то ее без особых проблем можно вставить и в PowerPoint. Этот способ выгодно отличается от предыдущих тем, что в итоге вы можете изменять значения в табличном редакторе, а результат наблюдать непосредственно в презентации. Итак, разберемся, как создавать диаграммы в PowerPoint, вставляя их из программы Excel:

Откройте презентацию или создайте новую.

Перейдите на нужный вам слайд.

Перейдите во вкладку «Вставка».

На ленте инструментов в категории «Текст» нажмите по кнопке «Объект».

В появившемся окне установите переключатель в положение «Создать из файла».

Нажмите кнопку «Обзор».

В окне файлового менеджера перейдите в папку с таблицей, в которой есть диаграмма.

Выберите ее, укажите лист и нажмите «Открыть».

Нажмите кнопку «Ok».

После этого диаграмма из таблицы будет вставлена в презентацию. При желании вы можете в окне выбора файла установить галочку напротив «Связать», чтобы при изменениях в Excel изменялась диаграмма и в PowerPoint.

Настройка диаграммы

Вот мы и разобрались, как создавать диаграммы в PowerPoint, теперь перейдем непосредственно к вопросу, как их настраивать.

Для того чтобы задать значения в диаграмме, вам нужно выполнить следующие действия:

Кликните дважды по диаграмме.

Появится таблица, интерфейсом схожая с «экселевской». В ней вы можете заметить названия отдельных пунктов диаграммы и непосредственно их значения.

Введите в соответствующие ячейки нужные вам значения. Здесь вы можете изменить также и названия некоторых элементов, просто вписав их в соответствующие ячейки.

После этого нажмите по пустому пространству слайда, чтобы закрыть таблицу.

Таким образом вы можете изменять все параметры. Теперь вы знаете не только, как создавать диаграммы в PowerPoint, но как их еще и настраивать.

Заключение

Вот мы и разобрались со всеми особенностями в работе с диаграммами в презентациях «ПоверПоинт». Как можно заметить, выполнять их вставку не так уж и сложно, в принципе, как и настройку. К слову, многие пользователи задумываются, как делать диаграммы в PowerPoint на телефоне, однако, к сожалению, это невозможно, так как этот инструмент в приложении попросту отсутствует.

Те, кто работает в Microsoft Office PowerPoint знают, что, начиная с 2007 версии, диаграммы, вставляемые в презентацию, это по сути диаграммы, созданные при помощи электронных таблиц 2007. Это дает потрясающие возможности управления внешним видом диаграмм, в частности, это касается огромного количества визуальных эффектов. появившихся в 2007/

Однако мало кто знает, что отображение диаграммы Excel в презентации PowerPoint можно разнообразить, добавив анимационные эффекты. Управление анимацией диаграммы при этом достаточно гибкое, что позволяет выделять и подчеркивать отдельные элементы диаграммы, что, несомненно, улучшит восприятие данных, которые нужно донести до слушателей презентации.

Давайте по шагам разберем, как вставить диаграмму и придать ей жизни, добавив анимационные эффекты. В качестве примера я использовал таблицу распределения доли пользователей Интернета в странах, в % от населения из .

1. Вставляем диаграмму в слайд.

Для диаграммы я выбрал горизонтальную цилиндрическую диаграмму с группировкой. выбор объясняется прежде всего тем, что в источнике информации — исследовании «Фонда Общественное Мнение» для отображения этих данных также используется этот вид диаграммы.

После вставки диаграммы в слайд презентации PowerPoint 2007 открывается еще одно окно — электронной таблицы Excel 2007, из которой берутся данные для отображения в диаграмме на слайде. По умолчанию она заполнена какой-то чепухой, которая нам нужна только для того, чтобы посмотреть, как диаграмма будет выглядеть на слайде. Замените эти данные на свои. Обратите внимание на то, чтобы в колонке подписей оказались подписи, а в колонке данных — данные. Конечно, не большая проблема потом указать таблице Excel 2007, откуда брать данные и подписи для диаграммы — но зачем нам лишняя работа?! Не удаляйте данные целиком — вместе с данными удалится и диапазон построения диаграммы, и его придется размечать снова.

Вставив данные, поправьте диапазон данных для построения диаграммы. для этого протащите квадратик в правом нижнем углу синей рамки, поставив его в правый нижний угол вашего диапазона. В рамку должны опасть подписи категорий (страны) и колонка цифр, обозначающая доли пользователей. Не забудьте поменять подписи категорий (первая строка таблицы — это может помочь при оформлении красивой легенды для диаграммы.

Как только вы добавляете данные, они сразу отображаются на диаграмме.

Диаграмма форматируется, как обычная диаграмма Excel 2007.

У вас получится примерно такая картинка:

Неплохо, но почему-то наверху оказалась бразилия, стоящая в таблице последней. лидер же, Австралия, наоборот переместилась вниз. Это произошло потому, что в горизонтальной диаграмме, которую мы использовали, категории идут по вертикальной оси снизу вверх, как принято в математике. Изменим этот порядок.

Правой кнопкой мыши щелкаем на подписях оси Y (списке стран) и выбираем «Формат оси», а затем ставим галочку «Обратный порядок категорий».

Диаграмма явно стала лучше. Теперь хочется выделить строку России цветом. для этого выделяем цилиндр с данными по России и из контекстного меню выбираем «Формат точки данных», указав иной вариант заливки для этой точки данных:

2. Добавляем анимацию в диаграмму

На вкладке «Анимация» выбираем «Настройка анимации»

Панель «Настройка анимации» открывается в правой части экрана. Если кнопка «Добавить эффект не активна, значит, на слайде не было выделено ни одного объекта. Анамацию можно настроить для любого объекта, расположенного на слайде, или для группы объектов. Например, можно анимировать диаграмму целиком, а можно — только отдельные точки, к которым нужно привлечь внимание. Щелкните на столбике, показывающем данные по России так, чтобы остался выделенным только он.

Выберита «Добавить эффект»-«Вход»-«Прямоугольник»

По умолчанию анимация применяется для всей диаграммы целиком.Давайте настроим эффеты анимации для диаграммы. Для этого раскрываем список настроек для выбранного эффекта анимации и выбираем «Параметры эффектов».

На вкладке «Анимация диаграммы» выбираем один из режимов группировки:

Возможны следующие эффекты для группировки объектов при анимации диаграммы:

как один объект — анимация применяется ко всей диаграмме целиком;
по рядам — добавляет каждый ряд данных к диаграмме по одному. Например, если у вас гистогрмма, показывающая квартальные цифры продаж по регионам, можно отобразить столбики по кварталу за определенный период времени;
по категориям — добавляет к диаграмме каждую категорию данных по одной. Например, если у вас гистограмма, показывающая квартальные цифры продаж по регионам, вы могли бы отразить столбики по региону за определенный период времени;
по элементам рядов — добавляет в диаграмму по одному маркеру в каждой серии. Например, если у вас гистограмма показывающая квартальные цифры продаж по регионам, вы могли бы отобразить столбики для каждого региона по одному кварталу за определенный период времени;
по элементам категории — добавляет маркер для каждой категории к графику по одному. Например, если у вас гистограмма, показывающая квартальные цифры продаж по регионам, вы могли бы отобразить столбики для каждого квартала по одному региону за определенный период времени.

Заметьте, что если вы выбрали группировку по элементам, то слева от диаграммы показаны номера анимаций каждого из элементов.

Выбрав соответствующий номер, вы Вы можете просто удалить в списке справа анимацию не нужных вам элементов, чтобы оставить только необходимое. Также можно настроить скорость и иные эффекты анимации для каждого из элементов.

3. Замечание напоследок.

Будьте внимательны, когда выбираете анимационный эффект для вашей диаграммы: не все эффекты поддерживают отдельные анимации для серий, категорий и элементов диаграмм. Например, вы можете использовать эффекты «Вылет» и «Выползание» для анимации только всей диаграммы в целом. Если вы хотите использовать конкретный эффект, который не поддерживает анимацию компонентов диаграмм, вам необходимо разгруппировать диаграмму и работать с ее компоннтами напрямую.

Удивительно, но диаграмма Ганта, являющаяся одним из наиболее известных и используемых видов диаграмм для упрвленческого планирования, в программе PowerPoint не представлена. Напомним, что диаграмма Ганта относится к ленточным видам диаграмм, которые помогают графически отобразить план действий по задачам и срокам их выполнения. Именно поэтому диаграммы Ганта часто используются при создании рабочих проектов.

Тем не менее, Microsoft Office не обошел вниманием этот инструмет, включив его в программу Microsoft Project. Можно сделать скриншот (снимок) диаграммы и вставить в PowerPoint. В ряде случаев это вполне допустимый вариант, однако редактировать такую информацию в PowerPoint будет невозможно.

Кроме того для презентаций обычно требуется очень небольшое количество данных, иначе есть риск перегрузить слайд информацией и она будет с трудом восприниматься участниками презентации. Соответсвенно, вполне можно обойтись без Project и сделать диаграмму Ганта в PowerPoint. Справедливости ради нужно признать, что информация редактируется средствами Excel, в которой и нужно будет выполнять некоторые последующие действия.

Как построить диаграмму ганта - этапы.

В Microsoft PowerPoint

Вставить диаграмму. Для этого используется одноименная команда на ленте управления, либо пиктограмма "Диаграмма" на новом слайде.
Выбрать тип диаграммы "Линейчатая с накоплением". На слайд будет добавлена диаграмма и одновременно с PowerPoint на экране отразится Excel.

Диаграмма ганта в Excel

Уменьшить количество столбцов в таблице, убрать ряд 3 за ненадобностью.
Вместо названий "Категория" внести названия задач проекта (плана).
Столбец "Ряд 1" является датой начала действия задач. В нем нужно выставить соответствующие цифровые показатели. Например, порядковый месяц начала задачи, если месяцы являются временным критерием.
Столбец "Ряд 2" указывает на продолжительность реализации задачи. Нужно указать показатели. Единицы измерения для всех задач должным быть одинаковыми.
Закрыть Microsoft Excel.

В Microsoft PowerPoint (продолжение)

Выделить первый ряд данных и через контекстное меню изменить внеший вид, сделав его незаметным. Т.е. нужно выполнить: "Формат ряда данных", "Заливка" - "Нет заливки", "Цвет границы" - "Нет линий".
Активировать диаграмму и перейти на вкладку "Макет". Здесь можно отрегулировать отображение подписей.
Через кнопку "Название диаграммы" выбрать "Нет", так как название будет отображено в заголовке слайда.
Через "Названия осей" добавить названия горизонтальной и вертикальной осей при необходимости.
Другие настройки, которые можно применить: "Легенда" - "Нет", "Таблица данных" - "Нет".

Диаграмма Ганта создана, соответственно во время презентации можно показать, как развивались или будут развиваться события во времени.

В PowerPoint можно создавать различные диаграммы. Для начала создадим пустой слайд. Далее во вкладке "Вставка" нажмем на кнопку "Диаграмма". Перед нами появятся примеры возможных объектов.

Создадим какую-нибудь диаграмму. Если у Вас установлен Excel, то появится такое окно. Введем нужные значения.

В итоге у меня получилась такая диаграмма (ее можно растянуть в разные стороны, как картинку - потянув за боковые грани):

Теперь окно программы Excel можно закрыть. При необходимости дальнейших изменений, просто нажмите кнопку "Изменить данные", и окно программы снова появится.

Все опции для редактирования диаграмм находятся во вкладках "Конструктор", "Макет", "Формат".

Вкладка "Конструктор".

Можем изменить тип диаграммы, поменять исходные данные и стиль оформления. Для примера, изменим стиль.

Для изменения типа диаграммы используем одноименную кнопку в левом углу.

У объемных диаграмм элементы можно менять - поворачивать, менять угол наклона, высоту и глубину изображения. Для этого щелкнем правой кнопкой мыши по диаграмме, в контекстном меню выбрать "Поворот объемной фигуры".

Повернем диаграмму, зададим ей тень, свечение и рамки.

В итоге получилась следующая диаграмма:

Вкладка "Макет".

Позволяет редактировать выбранный элемент диаграммы (заголовок, легенду, вид осей координат и фон).

Вкладка Формат.

Здесь можно придать стиль нашей диаграмме, создавать различные эффекты, работать со шрифтом, менять размеры.