План адаптации менеджера по продажам образец. Что влияет на адаптацию новых менеджеров по продажам в компании. История компании и ценность продукта
Вы тщательно подбирали менеджера по продажам, выбрали лучшего из лучших. Теперь Вы ожидаете, что он выполнит и, возможно, перевыполнит план продаж уже в первые месяцы?! Такое тоже может быть.
Но чаще не происходит. И Вы задаетесь вопросом: может не того выбрали? Первый месяц в компании для любого сотрудника является самым сложным. Необходимо время, чтобы изучить продукт, клиентов, разобраться в бизнес-процессах и прочем.
Даже если менеджер знает превосходно продукт и знает, кому его продать, все равно первый месяц является самым сложным. Давайте начнем с рассмотрения факторов.
Факторы, влияющие на адаптацию
новых менеджеров по продажам
Период адаптации обычно длится около месяца и состоит из четырёх составляющих этапов, которые рассмотрим ниже.
Психофизиологический.
В это время новый сотрудник привыкает к ритму и режиму рабочего дня, принятого в компании. Изучает новые условия труда, создает комфортное рабочее место, адаптируется к психологическим и физическим нагрузкам. Из-за индивидуальных особенностей, каждому человеку необходимо разное время для освоения в новой среде, кому-то хватит и 3-х дней, а кому-то понадобится месяц и больше.
Профессиональный.
Какой бы грамотный и опытный не был сотрудник, придя на новое место, ему понадобится время для изучения, необходимого для работы материала и внедрения новых навыков. К этому же этапу можно отнести повышение уровня профессиональной квалификации для выполнения вмененных обязательств и для успешного прохождения оценочных результатов. Проще говоря, в каждой компании свои правила продаж, свой стиль.
Социальный.
Немаловажный этап, относящийся к взаимоотношениям в коллективе и коммуникациям внутри компании в целом, корпоративным ценностям и традициям, принятым нормам и стандартам поведения, способам и методам взаимодействия с клиентами. В одной компании принято строго соблюдать субординацию, в другой - демократический стиль общения. В третьей приветствуется самостоятельность и творческий подход, в четвертой - строгое соблюдение норм и стандартов и минимум креатива. Чтобы новому сотруднику встроиться в коллектив, нужно время.
Организационный.
Для полного понимания этого этапа необходимо изучить структуру компании, каким образом делятся подразделения, кто-кому подчиняется. Помимо этого, важно понимать стиль управления в организации, статус и значимость своей занимаемой должности. Данный этап занимает больше всего времени и не случайно совпадает с испытательным сроком (2-3 месяца). Чтобы его сократить, многие руководители разрабатывают и внедряют программу адаптации нового сотрудника.
Исходя из вышесказанного, делаем вывод: чтобы адаптация не затягивалась, нужен план . План должен быть структурированным, четким и понятным для обеих сторон. В зависимости, от организации и поставленных задач, план адаптации у каждой компании может быть разным:
- Выполнение задач по дням.
- Изучение информации по неделям.
- Выполнение задач и изучение информации по блокам
Также стоит помнить про наставника, который должен быть рядом и пояснять тот или иной пункт, прописанный в плане адаптации нового сотрудника.
- Компания. История компания, развитие, прибыль, корпоративная культура, цели и миссия.
- Продукт. Как давно на рынке, состав, характеристики, его востребованность, основные плюсы, возможные минусы и как эти недостатки перевести в категорию выгоды.
- Целевая аудитория . Характеристики ваших клиентов (возраст, пол, финансовая составляющая, где найти, каким образом лучше проводить презентацию потенциальным клиентам и прочее, относящее к данной теме).
- Техники продаж. Сюда же входят скрипты, переговорные техники, презентации, используемые материалы, маркетинговые инструменты. В общем, все то, что в конечном итоге влияет на воронку продаж.
- Отзывы. Как о продаваемом товаре, так и о компании в целом. Если есть негативные отзывы, необходимо знать, по какой причине он были и что отвечать клиенту на вопросы по данной теме.
- Конкуренты. Всех своих конкурентов нужно «знать в лицо», их преимущества и недостатки. В идеале, в любой организации должен существовать, постоянно обновляемый, сравнительный анализ продукта, продаваемого вами и всех продуктов, существующих на рынке конкурентов.
- Примеры работы успешных менеджеров с клиентами. Возможные записи телефонных переговоров, разбор негативных ситуаций, анализ работы.
- Планы. KPI-показатели и прочие факторы, влияющие на уровень заработной платы сотрудника.
Все вышеперечисленное влияет на то, насколько быстро Ваш новый сотрудник окупит вложения в него и начнет приносить компании прибыль. Хороший адаптационный план позволяет сократить время до минимума и избежать разочарований. Вовремя скорректировать действия новичка и направить в нужное русло.
Вы можете сесть и составить адаптационный план самостоятельно или поручить руководителю отдела продаж, сотруднику отдела кадров, можете записаться на и в этом случае, мы поможем Вам проработать адаптационный план на основе имеющихся у нас материалов, учитывая особенности Вашего бизнеса.
Нам нравиться помогать. Мы искренне радуемся потрясающим результатам наших клиентов.
Успехов Вам в бизнесе!
Адаптация персонала (менеджеров по продажам).
Каждый руководитель в своей профессиональной деятельности сталкивается с необходимостью введения нового работника в коллектив. И каждый раз встает необходимость адаптировать новоявленного работника к новым условиям труда. Не секрет, что мнение работника о компании складывается в первые дни работы.
Далее я постараюсь осветить некоторые аспекты адаптации новичка.
Начнем с определения адаптации.
Адаптация - один из механизмов социализации, позволяющей личности (группе) активно включаться в различные структурные элементы социальной среды путем стандартизации повторяющихся ситуаций, что дает возможность личности (группе) успешно функционировать в условиях динамичного социального окружения.
Новая работа – новая среда, новое окружение со своими законами, требованиями, условиями. Для некоторых работников смена места работы – стресс. И войти в рабочую «колею» оказывается не так просто.
Зачем проводить серьезные мероприятия по адаптированию нового менеджера?
Ответ очевиден – чем быстрее человек войдет в рабочую «колею», тем быстрее начнет приносить прибыль компании, лучше справляться со своими должностными обязанностями. Быстрее раскроются личностные и профессиональные качества. Позволит понят новому менеджеру желает он работать в этой компании, сможет ли успешно выполнять обязанности, или не справится с ними. Что, в свою очередь, позволит снизить процент не прошедших испытательный срок.
«Новичок» приходит в новую компанию, где свои устои, требования, правила. Чем быстрее он освоится, тем лучше для фирмы.
Итак, цели адаптации нового работника в отношении руководителя:
1. Ускоренное вхождение в должность.
Мы можем избавиться от некоторых ошибок сотрудника, которые возникают из-за незнания особенностей работы.
В относительно короткие сроки можно достигнуть максимальной отдачи.
2. Более глубокое знакомство с новым сотрудником.
Позволит выстроить наиболее эффективное общение «начальник - подчиненный», более углубленно продумать систему мотивации, с учетом психотипа человека.
Выявить скрытый потенциал или его отсутствие, его умения. И на основе выявленных умений выстроить систему обучения.
В тоже время, в отношении работника целями адаптации является:
1. Знание специфики работы в конкретной фирме.
2. Получение информации, требуемой для успешной работы.
3. Уменьшается недоверие к работодателю. Каждый работник, устраиваясь на новое место работы, опасается не выплаты, задержки заработной платы, отношения начальства к подчиненным, боится подвоха. Проявляя патернализм, развеиваются данные опасения
4. Облегченная интеграция в новый коллектив.
5. Более быстрая возможность реализации потенциала.
Адаптацию можно разделить на пять этапов:
1) организационный,
2) технический,
3) общественный,
4) профессиональный,
5) заключительный.
Самая оптимальная система – наставничество, с объединением трех этапов организационной, технической и общественной адаптации. Что позволит новому человеку более комфортно влиться в коллектив, узнать неформальные правила команды. В свою очередь наставник получает бесценный управленческий опыт.
Теперь кратко о этапах.
Этап организационной адаптации.
На этом этапе новый сотрудник должен узнать: график работы, время обеда, когда и как выдается з/п, подробную систему начисления з/п, время отпуска и т.д. А так же как осуществляется управление компанией, кто подписывает необходимые документы, к кому обращаться по поводу возможных скидок и т.д. К кому подойти за советом, у кого попросить помощи. Регламент взаимодействия с другими отделами, складом, службой безопасности.
Этап технической адаптации.
На данном этапе сотрудник должен узнать: особенности работы с программным обеспечением, используемым в фирме.
Этап общественной адаптации.
На данном этапе сотрудник должен узнать: не гласные правила коллектива, как отмечаются дни рождения, как часто и в какие праздники устраиваются корпоративные вечера.
Этап профессиональной адаптации.
На данном этапе сотрудник должен получить подробные знания о продаваемом товаре. Информацию о конкурентах, отличия от конкурентов. Кто является целевой аудиторией и т.д.
Заключительный этап.
На данном этапе проводится беседа с новичком. Выясняются все вопросы, на которые работник не получил ответ, которые его интересуют.
Аттестация по продукту с занесением в личное дело.
Порой введение «новичка» заканчивается на предоставлении печатных инструкций, общих сведениях о продукции и представление коллективу. При этом у человека остается множество вопросов. Ответы, на которые он начинает искать среди коллег и самостоятельно, что не исключает изучения «спустя рукава». Следовательно, в этом случае теряется качество общения с клиентами, что в свою очередь уменьшает прибыль компании.
Некоторые работники боятся подойти к руководителю с вопросом, объясняя это тем, что начальник может пожурить незнанием вопроса. В процессе адаптации происходит тесное взаимодействие между непосредственным начальником и новым работником, что позволит избежать данной проблемы.
Наставничество с точки зрения формирования сильной и сплоченной команды.
Продуманные меры адаптации, особенно в виде наставничества, позволяют сформировать настоящую команду продажников. Наставник и обучаемый работают вместе, в команде, что позволяет, при определенных условиях, достичь взаимоуважения, взаимопомощи в коллективе. Социальное взаимодействие в коллективе позволяет достигать значимых целей.
Сильная команда – сильная компания.
Приведу пример.
Бывает так, что потенциальный клиент по той, или иной причине не идет на контакт. Два менеджера объединяются в пару. Мальчик и девочка. Мальчик- менеджер, девочка помощник менеджера. Данная ситуация уже придает солидный статус компании. При общении с трудным клиентом, на определенном этапе в игру вступает девочка, своим веселым и игривым голосом продавливает клиента на дальнейшее сотрудничество. Для того, что бы этот прием сработал, требуется тесная работа в паре, что без дружной команды не возможно.
Наставничество с точки зрения формирования кадрового резерва.
В большинстве компаний достойные растут вверх по карьерной лестнице. Руководитель в процессе работы должен оценить профессиональную компетентность работника, его личностные качества (в частности лидерство, умение руководить и т.д.), необходимые для повышения. Наставничество позволяет оценить нужные качества. На менеджера накладывается большая ответственность, нежели выполнение плана продаж. Как наставник справится с обучением, с интеграцией нового работника, зависит от его лидерских, коммуникативных качеств и ответственности.
Диссертационная работа И.А. Милославова, 1974 год.
ПРИШЕЛ, УВИДЕЛ И ОСТАЛСЯ.
АДАПТАЦИЯ
Тарелкина Т.В.
"Фотодело" №3, 2003
.
Почему нужна адаптация персонала? Как кадровая политика компании влияет на процесс адаптации? В чем выгоды создания системы адаптации персонала для компании? От чего зависит успех процесса адаптации нового сотрудника? Что из себя представляет процесс адаптации: стадии, направления? Как управлять процессом адаптации?
Адаптация - это приспособление, привыкание организма к изменяющимся условиям среды. Одни адаптируются быстрее, другие медленнее. В любом случае это время, когда организм менее эффективен и более уязвим. Именно в таком положении находится новый сотрудник, пришедший в компанию. Процесс адаптации происходит, независимо от того, знаем ли мы о нем, помогаем ли мы сотруднику или нет.
Например:
Руководство небольшой компании (25 человек), приняло решение о введении
должности торгового представителя в помощь менеджерам по продажам.
Подобрали 10 торговых представителей с перспективой, оставить 6
лучших. Новым сотрудникам провели экскурсию по офису, показали продукцию
компании, представили менеджерам и вручили каталог компании для
самостоятельного изучения. Это заняло час времени. Затем новые сотрудники
изучали каталог, приютившись на ресепшене и в офисной кухне. Рабочее
место для торговых представителей не было предусмотрено, ведь они
должны быть все время в разъездах. Больше в этот день им внимания
никто не уделял. На второй день осталось 8 торговых представителей.
Двое уволившихся решили, что выучить весь ассортимент компании (650
позиций по 4 артикула в каждой со всеми характеристиками и ценами)
за две недели невозможно. Руководство не обратило внимания на потерю.
Через неделю уволилось еще 3 торговых представителя. Руководство
обеспокоилось и решило прояснить ситуацию. Оказалось, что ими никто
не занимался. Самостоятельное же изучение ассортимента идет тяжело,
потому что нет общего представления, системы, которая помогла бы
ориентироваться и удерживать его в голове. К концу испытательного
срока в компании осталось работать только 2 торговых представителя.
Во многом процесс адаптации персонала обусловлен кадровой политикой
компании. Какой может быть кадровая политика и как она влияет
на процесс адаптации?
1. Отсутствие кадровой политики - адаптация стихийная, бессистемная;
все происходит как бы само собой (какими окажутся результаты - неизвестно).
Приведенный выше пример наглядно демонстрирует подобный вариант
адаптации;
2. "Спартанское воспитание" - новичку не только не облегчают
процесс вхождения в новый коллектив, но и специально создают трудности;
т.е. адаптация по принципу "выплыл - молодец, утонул - твои
проблемы"; зато выжившим в таких условиях уже ничего не страшно
(если они, конечно, не предпочтут другую работу)
3. "Берем суперкадры" - принимаем на работу высококлассных
специалистов, стараемся обеспечить им все условия для работы, и
ждем максимальной отдачи (вопрос в том, что каждый такой сотрудник
предпочитает солировать, а вот с "хоровым пением" могут
возникнуть проблемы);
4. "Выращиваем суперкадры" - принимаем на работу выпускников
или просто новичков в нашей сфере деятельности и обучаем их всему
тому, что требуется знать. Хороший способ, только очень затратный
- обучение на первом этапе занимает массу времени не только у новичка,
но и у наставника, не говоря уже о материальных расходах. Но дело
того стоит.
Здесь представлены варианты кадровой политики в чистом виде. Но
далеко не все компании могут позволить себе "супер-кадры"
или растить сотрудников "с нуля", и в тоже время не считают
нужным устраивать для новичков курс выживания. Существует так называемая
смешанная кадровая политика. Она свойственна большому числу компаний.
В основном, это средние и небольшие компании. Цель адаптации персонала
компаний со смешанной кадровой политикой заключается в оптимальном
соотношении затрат времени, средств и сил на адаптацию и сокращении
периода врабатываемости новых сотрудников. Именно в этом контексте,
мы будем рассматривать построение системы адаптации персонала.
Адаптация персонала - это процесс приспособления потребностей,
ценностей и профессиональных компетенций новых сотрудников к требованиям,
предъявляемым к ним организацией в соответствии с ее стратегическими
целями и ценностями.
Что дает компании наличие хорошо организованного, результативного процесса адаптации персонала?
1. Сокращение издержек на период врабатываемости
Благодаря продуманному, организованному процессу адаптации сокращается
период врабатываемости сотрудников. Они раньше выходят на заданный
уровень продуктивности деятельности, и начинают приносить прибыль
компании.
2. Сокращение текучести кадров и издержек на их восполнение
Факт ухода большого количества только что набранных сотрудников
в первые полгода работы - общеизвестен. Причины могут быть разные.
С одной стороны - это упущения при подборе персонала. Сотрудники
не подходят по профессиональным компетенциям, личностным особенностям,
ценностям, и компания их отвергает. С другой стороны - это несовпадение
ожиданий сотрудника от работы в компании и реальности. В результате
уходит сам сотрудник.
Налаженная система адаптации персонала позволяет лучше узнать нового
сотрудника, его способности, ожидания, подтянуть его профессиональный
уровень, определить зоны ближайшего развития и перспективы работы
в компании. Это взаимовыгодный процесс, как для компании, так и
для сотрудника.
3. Экономия времени непосредственного руководителя и рядовых
работников
Частым анти-аргументом необходимости проведения адаптации персонала
является недостаток времени ("Итак времени нет, а тут еще новеньких
привели…"). На самом деле организованный, продуманный процесс
адаптации сотрудников экономит время руководителей и рядовых работников.
Каким образом? Как обычно, путем распределения функций и ответственности.
Просто при стихийной адаптации никто не замерял, сколько времени
своего и сотрудников тратит новенький, чтобы получить информацию
по какому-либо вопросу. Он отрывает от работы сотрудников, пока
не найдет более свободного и терпеливого. И так по каждому вопросу.
4. Возникновение у нового члена коллектива чувства удовлетворенности
работой, снижение тревожности и неуверенности
Естественно, когда новому сотруднику все объясняют, показывают,
проверяют понимание, тренируют и только подготовленным включают
в самостоятельную работу, ошибок в его работе меньше, а удовлетворенности
собой и работой больше. Успехи, поддержка, внимание постепенно снижают
тревожность и повышают уверенность нового члена коллектива в себе.
5. Основа для формирования приверженности сотрудника компании
Иметь приверженцев среди клиентов мечтает каждая компания. А среди
сотрудников? Это раньше было принято работать всю жизнь на одном
месте, а сейчас модно чуть ли не каждый год менять работу. Квалифицированные,
профессиональные специалисты ищут работу в компаниях отвечающих
их ожиданиям - это уже устойчивая тенденция не только будущего,
но и настоящего в управлении персоналом. Квалифицированный персонал
является конкурентным преимуществом любой компании. Процесс адаптации
- это "второе" впечатление сотрудника от компании, после
подбора. Оно более объективное, взвешенное, рациональное. А с рациональным
проще работать, чем с эмоциями. Главное, знать какие у нового сотрудника
ожидания по отношению к компании, как он оценивает свое соответствие
требованиям компании, как видит свое дальнейшее развитие, возможные
перспективы. Все это в сочетании с успехами, вниманием, поддержкой
и уверенностью в себе - хорошее основание для формирования приверженности
сотрудника.
Для разработки системы адаптации необходимо хорошо представлять
сам процесс адаптации с его стадиями, направлениями.
Процесс адаптации включает в себя следующие стадии:
1. Ознакомление: на этой стадии происходит первичное знакомство
сотрудника с компанией, со своими непосредственными обязанностями,
с особенностями корпоративной культуры
2. Привыкание: на этой стадии происходит усвоение сотрудником норм
и правил, принятых в компании;
3. Ассимиляция: основная задача этой стадии - включение человека
в новую среду, взаимопринятие;
4. Идентификация: завершающая стадия адаптации, характеризующаяся
максимальным сближением целей сотрудника и организации.
Если первые две стадии по сути своей конечны, т.е. новые условия
рано или поздно становятся знакомыми, привычными, то принятие и
идентификация происходят далеко не сразу и нуждаются в постоянном
подкреплении. Именно так, медленно, но верно формируется приверженность
сотрудников компании.
Процесс адаптации включает в себя три равнозначных и взаимосвязанных
направления:
- организационная адаптация;
- социально-психологическая адаптация;
- производственная адаптация.
Успешное освоение профессиональных знаний и навыков невозможно,
если сотрудник не понимает своей роли в организации, не разделяет
ее ценностей и установок, не видит перспектив своей работы и испытывает
трудности в общении с другими членами коллектива.
Направления процесса адаптации персонала
| Направление процесса адаптации | Организационная адаптация | Социально-психологическая адаптация | Производственная адаптация |
| Суть направления адаптации | Усвоение писанных и "неписанных" норм и правил компании | Включение в коллектив компании, отдела | Освоение своих прямых функциональных обязанностей |
| Цель направления | Принятие новым сотрудником ценностей, установок, принципов организации без ущерба для личностных ценностей | Скорейшее преодоление сотрудником естественной при поступлении на новое место неуверенности | Освоение новым сотрудником системы профессиональных знаний и навыков и эффективное их применение на практике |
| Необходимые действия по направлению | - Ознакомить нового сотрудника с политикой
компании (миссией, целями, внутрикорпоративной культурой, традициями,
условиями работы, формой оплаты и т.д.) - Ознакомить с организационной структурой, местом, функциями и ролью нового сотрудника в достижении успеха компанией - Предоставить информацию о сотрудниках, с которыми будет взаимодействовать новый сотрудник (роль, функции, где их можно найти, как связаться, по каким вопросам обращаться) - Предоставить "писанные" правила компании (общие инструкции, стандарты качественного обслуживания, правила внутреннего распорядка и т.д.) |
- Представить нового сотрудника руководству
компании и непосредственному руководству - Представить и познакомить нового члена коллектива с сотрудниками отдела - Представить и познакомить нового члена коллектива с сотрудниками других отделов, с которыми он будет постоянно сотрудничать - Рассказать новичку о сотрудниках с которыми он работает: характер, увлечения, достижения и т.д. - Провести неформальную процедуру вхождения в компанию/отдел - Участие нового сотрудника в праздничных, культурных и общественных мероприятиях компании - Проводить тренинги с комаднообразующим эффектом |
- Объяснить новому сотруднику основные задачи
и непосредственные обязанности; - Ознакомить с должностной инструкцией и другими рабочими инструкциями - Обсудить задачи и показатели эффективности на период адаптации и на перспективу - Провести обучение нового сотрудника (вводный курс, тренинги, наблюдение и т.д.) - Прикрепить нового сотрудника к наставнику и провести стажировку - Включить в самостоятельную работу |
Это примерный перечень действий. Компании необходимо сформировать свой перечень действий по каждому направлению. В случае прихода нового сотрудника не придется лихорадочно думать, что же сделать еще, кому представить, какие документы дать на изучение. Потребуется только подкорректировать необходимые действия в зависимости от позиции, на которую пришел новый сотрудник.
Большую роль в адаптации нового сотрудника играет управление процессом адаптации.
Управление процессом адаптации , как и управление чем-либо другим, включает в себя те же функции: планирование и организация, мотивация, контроль, оценка.
План адаптации сотрудников позволяет выстроить все необходимые действия по каждому направлению в определенном порядке, определить формы их проведения, исполнителей и сроки. Это позволяет лучше организовать процесс адаптации, оптимально распределить время и ответственность.
Пример плана адаптации сотрудников
| Мероприятия
|
Исполнитель |
Форма |
Сроки |
| Составление характеристики по результатам собеседования | Менеджер по персоналу | Письменная характеристика | До поступления на работу |
| Оформление документов (заявление, трудовая книжка, контракт) | Секретарь | Письменно | в течение 5 дней |
| Ознакомление новичка
с политикой компании (миссией, целями, внутрикорпоративной культурой,
традициями, условиями труда, формой оплаты и т.д.) |
Беседа | ||
| Объяснение основных задач деятельности и непосредственных обязанностей | Непосредственный руководитель | Беседа | на предварительном собеседовании |
| Подготовка рабочего места | Секретарь | 1-ый день работы | |
| Ритуал вхождения: - Представление коллегам по работе - Помещение информации о сотруднике на стенд - Присутствие на совещании - Совместное чаепитие |
Руководитель | на совещании | 1-ая неделя работы |
| Назначение наставника | Руководитель | Устно | на 1-ом совещании |
| Ознакомление с видами отчетности (бланки, формы, порядок ведения); ответы на вопросы | Наставник | Пакет документов, Беседа |
1-ая неделя работы |
| Правила работы с оргтехникой | Секретарь | Практическая демонстрация | 1-ая неделя работы |
| Знакомство с компьютерной базой данных | Секретарь | Практическая демонстрация | 1-ая неделя работы |
| Введение в рабочую группу, привлечение к участию в проектах | Непосредственный руководитель | на совещании | по мере необходимости |
| Периодический контроль качества и эффективности деятельности | Наставник |
на совещании, личный контакт | по мере необходимости |
| Проведение промежуточного собеседования по вопросам адаптации, выявление возникающих трудностей | Наставник |
Личный контакт | через 1 - 1,5 мес |
| Проведение предаттестационной беседы (планирование карьеры) | Непосредственный
руководитель, менеджер по персоналу |
Личный контакт |
через 0,5 года |
| Составление плана-отчета к аттестации | Новый сотрудник
(с помощью наставника) |
Письменно | |
| Проведение аттестации | Руководство | Собеседование | через год |
Очень важно чтобы в плане были представлены конкретные
действия, сроки и исполнители.
Пример (продолжение): Опыт адаптации торговых представителей показал
руководству важность этого процесса и необходимость управления им.
В компанию поочередно пришли новые сотрудники на топовые позиции:
директор по продажам, финансовый директор, директор по маркетингу.
После обсуждения с руководством задач и показателей на период испытательного
срока каждый из директоров прописал свой план адаптации.
Но одного плана адаптации недостаточно, необходимы постоянных
контроль и оценка работы новых сотрудников.
Пример (продолжение): Подбирая новых сотрудников на топовые позиции,
компания ориентировалась на "супер-кадры". Поэтому руководство
не вмешивалось в работу директоров. К концу испытательного срока
одного из директоров оказалось, из плана в 25 пунктов выполнено
только 3 пункта. Никаких улучшений, кроме введения системы планирования
и отчетности в отделе продаж не произошло. Руководство компании
вынуждено было уволить директора по продажам. Другие директора наученные
опытом коллеги готовили отчеты по адаптации, прикладывали все "вещественные
доказательства": разработанные документы, показатели эффективности
по своему направлению, отчеты подчиненных и т.д.
Большую роль в адаптации персонала играет моральная поддержка и мотивация нового сотрудника на преодоление трудностей вхождения в компанию.
Пример (продолжение): Нового директора по продажам контролировали жестче, спрашивали результаты каждую неделю, что позволило руководству "держать руку на пульсе". Но сам директор как-то признался менеджеру по персоналу: "Офис показали, задачи обсудили, план написали, а потом бросили "как котенка в прорубь". Требовать требуют, ничего не объясняют, не помогают. Что стоит обсудить проблему или подсказать что чего-то в компании не принято".
Хорошим инструментом для осуществления контроля, оценки и мотивации
новых сотрудников является обратная связь о проделанной работе:
что получилось хорошо, что можно сделать лучше и каким образом.
Кроме того, регулярная обратная связь позволяет отслеживать настроения
новых сотрудников, их впечатления от работы, коллектива, понять
насколько совпадают ожидания нового сотрудника от компании и реальность
и т.д. Об успешном прохождении новым сотрудником этапа адаптации
можно судить по следующим показателям:
- работа для сотрудника стала привычной, то есть не вызывает чувства
напряжения, страха, неуверенности;
- получен необходимый объем знаний и навыков, требующихся для работы;
- новый сотрудник вышел на заданный уровень показателей эффективности
деятельности;
- поведение соответствует установленным требованиям;
- у нового сотрудника выражено желание совершенствоваться в профессии,
и он связывает свое будущее с данной работой, компанией;
- успех в работе проецируется на ощущение жизненного успеха;
- установлены дружеские связи с некоторыми членами коллектива и
ровные отношения группой.
Важным вопросом в процессе адаптации персонала является принятие ответственности за результаты этапа не только компанией (исполнителями), но и новым сотрудником. Адаптация персонала вовсе не означает водить нового сотрудника за ручку и во время подкладывать ему необходимые бумаги и т.д.
Например: компания, обладающая разветвленной сетью филиалов, провела обучение и стажировку для новых сотрудников. Потом всех распределили по филиалам и работали месяц в не открывшихся филиалах, отрабатывая технологию работы без потока клиентов. В одном филиале инструктор-наставник помогала новичкам, только если возникали вопросы, которых не было в обучении и инструкциях. Каждый случай использовали как кейс для обучения. В другом филиале инструктор-наставник отвечала на все вопросы новых сотрудников. Они этим пользовались и не старались запомнить инструкции. В результате при официальном открытие первый филиал работал спокойно, а во втором инструктор-наставник "разрывалась" между сотрудниками, не успевая исправлять ошибки и успокаивать возмущенных клиентов.
Подведем итоги. Успех процесса адаптации персонала зависит от:
- Наличия хорошо продуманной и организованной системы адаптации
персонала;
- Качественного уровня проведения профессиональной адаптации нового
сотрудника: обучения, стажировки, наставничества;
- Объективности оценки новых сотрудников (как при отборе, так и
процессе адаптации работников);
- Престижа и привлекательности работы в данной должности, отделе,
компании;
- Гибкости системы обучения персонала, действующей внутри организации;
- Особенностей социально-психологического климата, сложившегося
в компании;
- Личностных особенностей адаптируемого сотрудника и т.п.
Итак, система адаптация персонала необходима, и новому сотруднику, и самой компании. Система адаптации персонала позволяет обеим сторонам лучше узнать и понять друг друга. От успеха обеих сторон на этапе адаптации зависит, останется ли сотрудник в компании, станет ли он со временем ее приверженцем.
Процесс адаптации нового персонала в компании, к сожалению, продолжает оставаться забытым «ребенком» у многих менеджеров по подбору персонала. До сих пор еще многие компании не уделяют достаточного внимания процессу организации работы по адаптации персонала. У кого-то не хватает временных ресурсов, у кого-то денежных и на этом этапе из компании уходят сотрудники, которые в силу разных недоработок в адаптационной программе, не смогли приспособиться к новым условиям.
Период адаптации необходим для того, чтобы только пришедший сотрудник смог быстрее приспособится к компании, условиям работы и коллективу. Правильно разработанный план адаптации персонала поможет избежать неприятностей и сюрпризов, как со стороны сотрудника, так и со стороны компании. Кроме этого хорошо продуманная адаптационная программа поможет сэкономить деньги компании, ведь новый сотрудник не может сразу возвратить вложенные в него средства и время руководителей и персонала. В общем, она также снижает чувство тревожности и неопределенности у новичков, значительно сокращает текучесть персонала, формирует положительное отношение к рабочему процессу и удовлетворенность.
Рассмотрим, какие этапы должны присутствовать в плане адаптации персонала, чтобы этот процесс прошел как можно безболезненнее для обеих сторон.
Важно отметить, что процессом адаптации нового сотрудника занимаются, кроме менеджера по персоналу, еще и непосредственный руководитель подразделения. Такой вариант наиболее эффективный для компаний численностью до 30-40 человек. Если по размеру ваша компания больше, то необходимо выбрать наставника. Поскольку у руководителя и без того работы хватает, то выбранный куратор поможет осуществить адаптацию нового сотрудника. Важно, чтобы личность заказчика отвечала следующим требованиям: наличие опыта работы в компании больше 3 лет, высокий уровень профессиональных и коммуникабельных компетенций, а также желание самого сотрудника исполнять роль наставника. Важно при этом, чтобы он не только умел хорошо справляться со своими профессиональными задачами, но и мог обучать этому других.
- Предадаптационный период. Этот этап начинается с собственно собеседования с кандидатом. Именно тогда он получает самую первую информацию о компании. Здесь важно предоставить ее в полном объеме и объективно, ничего не умалчивая, насколько это позволяет сделать политика компании. Как показывает опыт, чем больше достоверной информации будущий сотрудник получает на этом этапе, тем легче проходит процесс адаптации в дальнейшем.
- Первичный этап. Следует сразу после того, как принято решение о приеме кандидата на работу. Ему высылается трудовое соглашение, в котором нужно подробно указать все предлагаемые ему условия и как можно подробнее договориться обо всем еще «на берегу». Это нужно для того, чтобы в дальнейшем не возникло никаких разбежностей между кандидатом и компанией в понимании условий сотрудничества. Также необходимо провести беседу, в ходе которой нужно осветить такие моменты как история компании, основные этапы ее развития, основные положения корпоративной культуры, требования к сотрудникам компании, стиль одежды, который принят, порядок оплаты труда и другая необходимая общего рода информация. Такая беседа может проводиться как менеджером по подбору персонала, так и непосредственным руководителем. Если это делает последний, то он также рассказывает о круге обязанностей и полномочий, озвучивает задачи и цели, в том числе те, по которым будет делаться оценка прохождения испытательного срока. Обязательно нужно провести экскурсию компанией, показать, где находятся столовая, туалет и прочие общественные места. Также будущий сотрудник знакомится со своим рабочим местом и представляется коллективу компании. Во время оформления всех документов о приеме на работу сотрудника необходимо ознакомить не только с трудовым договором, но и с внутренним распорядком компании, должностной инструкцией и другой важной документацией.
- Действенная адаптация. Этот период является самым главным в адаптации. От того насколько человек сможет эффективно и своевременно исполнять поставленные перед ним задания будет зависеть его оценка, как профессионала. Обычно на это время складывается план вхождения в должность, где прописываются все подлежащие выполнению задания. Это может быть изучение локальных и общих нормативных актов, должностной инструкции, ознакомление с методическими рекомендациями и разные практические задания. Отдельным блоком прописываются поставленные задач и критерии оценивания их выполнения, ознакомление с системой подотчетности и другой документации, которую будет вести сотрудник. Также важно, чтобы сотрудник был ознакомлен с ассортиментом услуг и/или товаров, которые предоставляются компанией. Лучше контролировать выполнение каждого этапа сотрудников, чтобы вовремя заметить, если что-то пойдет не так.
Пример того, как в принципе выглядит план адаптации сотрудника:
необходимый набор канцелярских принадлежностей и расходных материалов
|
Менеджер по персоналу Ассистент отдела персонала Менеджер по подбору персонала Работник отдела кадров Руководитель подразделения Менеджер по подбору персонала Работник отдела охраны труда |
|
|
1-ая неделя работы |
|
Наставник/Руководитель подразделения |
|
1-ый месяц работы |
|
Наставник/Руководитель подразделения |
|
2-3-ий месяц работы |
|
Наставник/Руководитель подразделения |
|
После прохождения испытательного срока |
|
Наставник/Руководитель подразделения |
Если адаптационный период прошел успешно, то новый сотрудник будет себя чувствовать уверенно и комфортно в компании. Следует помнить, что адаптация процесс двусторонний. Здесь все зависит от желания сотрудника работать в этой компании, а она в свою очередь должна ему всячески способствовать в обучении и поддержки в лице ее сотрудников.
Самым ярким показателем того, что адаптационная программа выстроена должным образом будет служить то, что работник остается работать в компании на протяжении длительного времени. Тревожным сигналом является увольнение сотрудника до года. В таком случае, следует проверить программу адаптации и работу руководителя в этом плане. Ведь если сотрудник не находит поддержки, уважения и понимания со стороны руководителя и при этом понимает, что он может найти другую работу, вряд ли он задержится на этой.
Программа адаптации персонала - это комплекс мер, направленный на более эффективное включение вновь принятых работников в трудовой процесс, который предполагает ознакомление с нормами и правилами корпоративной этики, способами осуществления профессиональной деятельности, установление неформальных связей в коллективе. Расскажем, из чего она состоит и как ее организовать.
Что такое адаптация персонала
Каждый сталкивается с необходимостью устраиваться на новую работу, влиться в коллектив. Этот процесс на языке трудового законодательства называется трудовая адаптация.
Чем быстрее пройдет процесс адаптации персонала, тем проще и логичнее новый человек включится в трудовую деятельность. В противном случае задержавшийся в фазе привыкания человек не сможет наладить отношения с трудовым коллективом и в дальнейшем станет изгоем среди коллег. Ситуация, конечно, зависит и от самого работника, от его умения находить общий язык с другими людьми, выстраивать взаимоотношения с коллегами, от его профессиональных знаний и умений, уровня его психологической подготовки.
Успешно пройденная профессиональная адаптация персонала говорит о высоком уровне его морального и материального вознаграждения в дальнейшем, получении социального признания и прочих благах.
Цели и задачи адаптации персонала в организации
Организация управления профориентацией и адаптацией персонала — это работа кадровой службы и руководителя того подразделения, где работает новый сотрудник.
Адаптация — это в управлении персоналом важный момент, от которого зависит, какие кадры будут работать в организации, какой психологический климат в коллективе и насколько хорошо и производительно работники будут выполнять обязанности.
Целями работы по адаптации новых сотрудников являются:
- ускорение процесса введения нового работника в курс дела, ознакомление с его трудовыми обязанностями;
- полное устранение или снижение уровня текучести кадров в организации;
- мотивация работников на заинтересованность в результате, настрой на более качественное выполнение своих трудовых обязанностей, максимальную отдачу своему делу;
- увеличение производительности труда;
- оздоровление психологического климата в коллективе.
Только учет всех перечисленных факторов и работа в этом направлении даст наилучший результат.
Этапы адаптации персонала
Адаптация персонала на предприятии — процесс тонкий и многоэтапный. В каждой организации есть программа и собственные выработанные подходы к решению данного вопроса.
Но все возможные этапы адаптации персонала можно подразделить на:
- Начальный (подготовительный). После приема нового работника руководитель представляет его остальным членам коллектива. Знакомит самого работника с его новым рабочим местом, назначает куратора (более опытного сотрудника, который будет помогать новичку на первых порах работы), заканчивает оформление всех необходимых документов. В этот этап может входить знакомство с историей предприятия, его структурой, миссией, продукцией, порядками, правилами корпоративной этики.
- Теоретический (обучение). На этом этапе работника знакомят с теоретической частью его основной работы, функциональными обязанностями и требованиями к дальнейшему выполнению работы.
- Практический (применение знаний). Непосредственно выполнение каких-то практических заданий: сначала под наблюдением наставника, потом самостоятельно.
- Заключительный (прохождение испытательного срока). Заключается в подведении итогов работы нового работника. Оценивается, насколько успешно он освоился в новом коллективе, сумел освоить новые для него навыки, влился в коллектив. На этом этапе уже видны сильные и слабые стороны работника, его успехи и неудачи. На основании всего в совокупности руководство принимает решение о его дальнейшей судьбе. Прошел ли он испытание и продолжит ли работать либо нет, и компания в его услугах больше не нуждается.
Исходя из изложенного, можно понять, насколько трудовая адаптация персонала — вещь важная и серьезная, и о том, что это один из показателей, на основании которого принимается решение, останется ли претендент в организации либо будет искать работу в другом месте.
Удачный пример адаптации
Адаптация персонала в организации, на примере одной из компаний, происходила следующим образом. Более опытным работникам отводилась роль наставников. Работник, отвечающий за систему приспосабливаемости новичков, ежедневно выгружал из учетной системы данные о людях, которым нужно скоро выходить на работу. Вручную назначали для каждого своего наставника. Они должны были работать парно. Наставники выбирались из любого подразделения, кроме того, где будет в дальнейшем работать новичок. Попарно работать удобнее с учетом разного графика загруженности и проще общаться с незнакомыми людьми. После утверждения наставников им направлялись автоматические уведомления, в календарь добавлялось напоминание о дне выхода нового сотрудника.
За день до этого новичку звонил наставник для заочного знакомства и чтобы в дальнейшем новичок связался с ним по приходу в офис для встречи и обсуждения рабочих моментов. Наставник должен проверить, все ли готово для приема нового сотрудника, убедиться в организации рабочего места, напомнить начальнику отдела, куда устраивается новичок, о выходе нового сотрудника.
В первый день пара наставников встречает новичка утром, рассказывая о доступной информации на корпоративном портале. На это уходит пара часов. Эта встреча дает понять сотруднику, что его ждали. Во все остальные дни при возникновении вопросов он может связываться со своими наставниками, задавать им вопросы для решения любой ситуации, от поломки стула до конфликтной ситуации с другим коллегой, и они помогают их решить. По окончанию испытательного срока сотрудник должен оценить работу наставников и их помощь. Наставникам за это начисляются баллы, которые в дальнейшем влияют на их материальное поощрение.
Методы адаптации персонала
Программа исследования системы адаптации персонала выделяет следующие формы адаптации персонала:
- наставничество (оказание помощи на начальном этапе работы более опытным сотрудником путем консультирования, ввода в курс дела, помощь в знакомстве с коллективом);
- посещение тренингов и семинаров (обучение и развитие определенных навыков работника, например, коммуникативных, навыков ораторского мастерства, подготовка презентаций, развитие стрессоустойчивости и прочее);
- беседа (ознакомительная беседа новичка с менеджером по персоналу, руководителем, сотрудником отдела кадров, при которой сотрудник получает ответы на имеющиеся у него вопросы);
- специализированная программа (например, обучающие фильмы или командные ролевые игры, направленные на сплочение коллектива);
- экскурсия (обзорная экскурсия по организации, ее структурным подразделениям, территории, ознакомление с историей компании, сотрудниками, корпоративной культурой);
- запрос обратной связи (по завершению периода привыкания и прохождения испытательного срока работнику предлагают заполнить анкету-отзыв);
- прочие методы (корпоративные мероприятия, аттестации, тестирования, обучения и т. д.).
Виды адаптации персонала
Адаптация бывает следующих видов:
- профессиональная предусматривает обучение новым специальным навыкам, получение нового или повышение уже имеющегося умения или профессионального навыка. Этот вид зависит от желания и умения новичка обучаться, стремления к новым знаниям, его обучаемости. Сюда же входит подготовка рабочего места и обеспечение всеми необходимыми материалами;
- социально-психологическая подразумевает приспосабливаемость человека к работе в новом коллективе, под руководством нового начальника, подчинение сложившимся в организации традициям, нормам и правилам поведения;
- организационная основывается на понимании работником того, что от него требуется, работе с должностными инструкциями, определении его места в структуре предприятия, участии в производственном процессе.
Только комплексный подход к профессиональной и психологической адаптации ведет к успешному прохождению испытательного срока работником и экономии затрат компании на поиск, обучение и оценку персонала.
Из чего состоит программа по адаптации
Адаптационная программа для сотрудников представляет собой план введения работника в должность. Этот документ нужен для применения единообразного подхода к процедуре адаптации в подразделениях организации. Документ является обширным списком действий для адаптирующегося работника и для его куратора, который будет помогать приспособиться к новым трудовым условиям.
Для работника наиболее сложным периодом становятся первые два-три месяца, совпадающие, как правило, с его испытательным сроком. Часто длительность программы равна по продолжительности этому периоду.
Для оптимально сформированной программы характерны следующие признаки:
- четкое планирование;
- ясное содержание;
- строгое распределение ролей и задач.
Документ состоит из двух частей: общей и индивидуальной.
Примерная структура следующая:
1. Общая часть, которая помогает формированию общего представления о предприятии, его особенностях, иерархии, установленных взаимоотношениях между подразделениями, распределении функционала, трудовых условиях и т. п.
Состоит из:
- ориентирующей вводной беседы;
- личного ознакомления с предприятием и персоналом;
- знакомства с местом осуществления трудовых обязанностей;
- ориентирующей беседы с руководителем, возглавляющим структурное подразделение.
2. Индивидуальная часть, которая формируется непосредственным руководителем, курирующим введение в должность работника. Она согласовывается с руководителем по направлению деятельности и начальником отдела кадров. Эта составляющая помогает работнику получить подробные сведения о деятельности организации и о прямых функциональных обязанностях сотрудника.
Состоит из:
- плана вступления в должность;
- плана оценки этапов вступления;
- определения куратора-наставника;
- отчета сотрудника по результатам выполненной работы, информации об оценках и отзывах наставников и руководителя.
Как выглядит план
Единый установленный алгоритм разработки документа отсутствует. Причина — необходимость ориентировать документ на конкретные условия в организации.
Однако есть ряд признаков, общих для разных программ:
- включают несколько этапов;
- имеют похожие цели.
План включает позиции:
|
Действия |
Привлекаемый персонал |
|
|---|---|---|
|
День адаптации № 1 |
|
Отдел кадров Специалист по охране труда |
|
Неделя адаптации персонала № 1 |
|
|
|
Месяц адаптации № 1 |
|
Руководитель подразделения, наставник |
|
Месяцы адаптации № 2-3 |
|
Руководитель подразделения, наставник |
Результатом успешно реализованной программы адаптации станет показатель длительности работы сотрудника в конкретном учреждении. Успех адаптационной процедуры во многом зависит и от второй стороны, участвующей в процессе, — руководителя или наставника. их желание помочь новичку поможет последнему освоиться в организации как можно быстрее.
Положение об адаптации персонала, образец
Задавайте вопросы, и мы дополним статью ответами и пояснениями!